تعتبر إدارة الاجتماعات عملية مهمة لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية، إذ تساهم في إدارة وقت الجميع بطريقة فعالة لتحقيق أهداف الفريق، وعندما تفتقر الاجتماعات إلى الإدارة يمكن أن يؤثر هذا على النتيجة النهائية، بالإضافة إلى خسارة الوقت والمال.

عقد الاجتماعات عند الضرورة

ينبغي على صاحب العمل تنفيذ الاجتماعات عند الحاجة المهمه فقط، حيث لا ينبغي أن تكون جدولة الاجتماعات ردًا تلقائيًا على كل سؤال أو قضية. فهذا من شأنه أن يترك انطباعًا أكثر جدّيةً عن الاجتماعات لدى العاملين في الشركة. لذا وقبل عقد الاجتماع يجب التأكد من أن موضوع الاجتماع يستحق جمع الموظفين للنقاش فيه، وما سوى ذلك يُمكن حلّهعن طريق  رسائل البريد الإلكتروني.

دعوة الأشخاص المعنيين

تتكون هذه القاعدة في دعوة الأشخاص المعنيين إلى الاجتماع، وتجنب دعوة كافة الموظفين، لأن حضور أكبر عدد من الموظفين إلى الاجتماع لا يعني نجاحه، بل قد يخفف من فعالية الاجتماع ويصعّب من إدارته، لذا فإن منظّم الاجتماع يجب أن يتولى مسؤولية تحديد الأشخاص القادرين على إضفاء قيمة للاجتماع أو التأثير في القرارات، ويعد تقييد حجم الاجتماع من الأمور الهامة لتحقيق أكبر فائدة منه.

تعيين منسق الاجتماع

يحتاج الاجتماع الناجح إلى ميسّر متمكن من إدارة أمور الاجتماع، إذ أن هذا الشخص يساعد على تسيير أمور الاجتماع، وتحديد أوقات البدء والانتهاء للاجتماع، كما يحرص على تغطية جدول الأعمال خلال الوقت المحدد، بالإضافة إلى متابعة سير قواعد الاجتماع على أكمل وجه. ومن الجدير بالذكر أن ميسر الاجتماع هو من يخلق البيئة الجيدة للحاضرين، للنقاش والوصول إلى النتيجة المطلوبة في الوقت المحدد، كما يتضمن إعطاء الفرصة لجميع الحاضرين للإدلاء بأرائهم.

تحضير معدات الاجتماعات مسبقًا

يتطلب الاجتماع الناجح أعداد لكافة المعدات اللازمة قبل بدء الاجتماع، مثل الطاولات والكراسي وأجهزة العرض وتوابعها، بدلًا من إضاعة وقت الحضور في محاولات تشغيل أجهزة العرض أو ما شابه ذلك خلال الاجتماع، كما يجب أعداد جدول أعمال الاجتماع مسبقًا، ووضعه بين يديّ الحضور في بداية الاجتماع.

الالتزام بموعد بدء الاجتماع

يمكن أن يستغرق وصول المتأخرين حوالي خمسة  إلى عشرة دقائق من الاجتماع، ويعد انتظار الأشخاص الذين يتأخرون عادةً أمر غير عادل لأولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد. ويكمن الحل في عدم انتظارهم والبدء في الدقيقة المحددة، لأن بدء الاجتماع في اللحظة التي كان من المقرر أن يبدأ فيها يرسل رسالة واضحة إلى المتأخرين، ويجعلهم أكثر التزامًا في المرات القادمة.

التركيز على الموضوع المطروح

يساهم التركيز على قضية الاجتماع من قبل القائمين عليه على سير الاجتماع حول موضوع معين دون تجاوزه أو إضاعة الوقت في غيره، حيث يتضمن الحصول على أكبر فائدة من الاجتماع.